Tapahtuman järjestäminen kirjastossa
Porin kaupunginkirjasto tarjoaa tiloja maksuttomiin ja kaikille avoimiin tapahtumiin. Porin kaupunginkirjastolla on pääkirjasto, kahdeksan lähikirjastoa ja yksi kirjastoauto, joissa on erilaisia tiloja tapahtumille ja kokouksille. Pori tuottaa kirjastopalvelut myös Nakkilan kirjastolle.
Kirjasto voi tarvittaessa olla mukana yhteistyökumppanina tapahtuman järjestämisessä mm. suunnittelun ja markkinoinnin muodossa, jos tapahtuma tukee kirjaston perustehtäviä (lukemisen edistäminen, monipuolisen lukutaidon tukeminen, tiedon jakaminen sekä yhteiskunnallisen ja kulttuurisen vuoropuhelun edistäminen). Osa kirjaston tiloista on maksullisia, esimerkiksi jos tilaisuus on yksityistilaisuus tai kirjasto ei toimi yhteistyökumppanina.
Yksityistilaisuus tarkoittaa esimerkiksi yhdistyksen kokouksia tai omia suljettuja lukupiirejä. Näissä kirjasto ei toimi yhteistyökumppanina eikä mainosta tapahtumia kanavissaan.
Toivotamme tervetulleeksi myös kansalaisvaikuttamista, osallisuutta ja yhdenvertaisuutta tukevat tapahtumat. Kirjaston avoimia tiloja ei ole tarkoitettu poliittisten tai tunnustuksellisten järjestöjen/yhteisöjen järjestämiin tilaisuuksiin eikä kaupallisiin tapahtumiin. Poliittiset, kaikille puolueille tasapuoliset vaalipaneelityyppiset tapahtumat toteutetaan aina yhteistyössä kirjaston kanssa ja paikalla pitää olla vähintään kolme puoluetta.
Kirjastojen tapahtumatilat
Pieniä tapahtumia voi järjestää kirjastotilassa lähes kaikissa kirjastoissa.
Pääkirjastossa ja Noormarkun kirjastossa voi järjestää myös isompia tapahtumia.
Jos tarvitset apua tilan valintaan tai kirjastoa yhteistyökumppaniksi, ota suoraan yhteyttä kirjastoon vähintään kaksi kuukautta ennen tapahtuman suunniteltua ajankohtaa. Näin aikaa jää myös tiedotukselle.
Pääsääntöisesti tapahtuman pitää päättyä niin, että tiloista ehditään poistua ennen kuin kirjasto sulkeutuu. Poikkeuksena tästä on pääkirjaston Kokoustila, johon on oma sisäänkäyntinsä. Huomaa, että tapahtuman järjestäjän tulee myös huolehtia tila siistiksi ja kalusteet takaisin paikoilleen tapahtuman päätyttyä.
Osa tiloista on varattavissa myös kirjaston omatoimiaikana. Voit tutustua tiloihin ja niiden varaamiseen kirjaston verkkosivuilla.
Pääsääntöisesti tapahtuman järjestäjä vastaa kalusteista. Yhteistyötapahtumissa kalusteista on sovittava kirjaston kanssa ajoissa. Pääkirjastossa tapahtumajärjestäjä vastaa kalusteista, paitsi osastoilla järjestettävissä yhteistyötapahtumissa, jolloin kirjasto vastaa kalusteista.
Tapahtuma ei saa haitata kirjaston jokapäiväistä toimintaa eikä esimerkiksi tukkia kulkuväyliä.
Pääkirjaston kahviota pitävät yksityiset yrittäjät, joten kahvilan käytöstä pitää sopia suoraan heidän kanssaan. Kahvilasta voi tilata tarjoiluja kirjastossa järjestettävään tapahtumaan. Kahvilaan etsitään parhaillaan uutta yrittäjää.
Ohjeita tapahtuman järjestämiseen ja markkinointiin
Yleiset ohjeet ja tapahtuman järjestäjän muistilista
- Päätä tapahtuman ajankohta, tavoite ja teema. Tapahtumien tulee olla kaikille avoimia ja maksuttomia.
- Ota yhteyttä kirjastoon varataksesi tilan ja sopiaksesi järjestelyistä. Tämä tulee tehdä viimeistään kuukautta ennen tapahtumaa.
- Valmistele tapahtuma kirjaston yhteyshenkilön kanssa.
- Muista markkinoida tapahtumaa. Myös kirjaston kanavat ovat käytössäsi.
- Järjestä onnistunut tapahtuma sovitulla tavalla.
- Kerää palautetta tapahtumasta ja suunnittele uusia yhteistyömahdollisuuksia kirjaston kanssa.
TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN MUISTILISTA
Valmistelut
Kokoa tapahtuman suunnittelu- ja toteutusryhmä omasta organisaatiostasi. Kenen kannattaisi olla mukana tapahtuman suunnittelussa?
Suunnitelkaa tapahtumaa:
o Milloin ja missä tapahtuma järjestetään?
o Mitkä ovat tapahtuman tavoitteet, teema ja alustava ohjelma? Onko tapahtumassa esim. esiintyjiä tai keskustelijoita?
o Mikä on tapahtuman kohderyhmä, eli kenelle se on tarkoitettu?
o Millainen tila tarvitaan?
o Millaista tekniikkaa tapahtumaan tarvitaan?
o Miten tilaisuuteen voi osallistua (lähi-, etä- vai hybriditapahtuma)?
Päättäkää, haluatteko kerätä palautetta tapahtumasta. Onko palautteen keräämiselle tarvetta ja miten se tehdään?
Suunnitelkaa myös tapahtuman markkinointia:
o Huomioikaa, että kirjaston tiedotusta varten tarvitaan aina kuvaus tapahtumasta, painokelpoinen kuva (mieluiten vaakakuva, ei tekstiä kuvassa) ja mahdollinen järjestön logo. Tapahtumajärjestäjä vastaa tiedotuksesta pääsääntöisesti itse.
o Jos tiedotuksesta vastaa muu kuin kirjasto, pitää Porin kaupunginkirjasto olla esillä mainosmateriaaleissa tapahtuman yhteistyökumppanina. Porin kaupunginkirjaston logot saat tapahtumasi yhteyshenkilöltä kirjastosta.
Kirjaston kanssa keskustelu
Sovitaan tilavarauksen yksityiskohdista ja erityistarpeista sekä työnjaosta:
o Minkälaisia kalusteita tilaan tarvitaan?
o Minkälaista tekniikkaa tapahtumaan tarvitaan (esim. äänentoisto, videotykki, tietokone). Tarvitsetteko apua tekniikan kanssa ennen tilaisuutta ja/tai tilaisuuden aikana?
Tapahtuman turvallisuus ja pelisäännöt:
o Esim. saako tapahtumassa kuvata
o Erityiset turvallisuuteen liittyvät huolet, jotka olisi hyvä huomioida jo tapahtumaa suunniteltaessa
Huomioi tekijänoikeudet:
o Kirjallisuuden käyttöön Sanastolta
o Musiikin käyttöön Teostolta ja Gramexilta
o Kuvataiteen käyttöön Kuvastolta
Nähdään kirjastolla!
Yhteistyötapahtuman markkinointi
Kirjasto auttaa yhteistyössä tuotettujen, kaikille avoimien ja maksuttomien tapahtumien markkinoinnissa ja tiedottamisessa.
Viestintää varten tarvitaan aina:
- painokelpoinen vaakakuva
- kuvaus tapahtumasta
Lisäksi voit halutessasi toimittaa seuraavat:
- mahdollinen järjestön logo
- pystymallinen juliste
- mainos inforuutuihin. Näytön kuvasuhde 16:9 (esim. 1920x1080px). Näytöt tukevat yleisimpiä kuvatiedostomuotoja. Vähärauman ja Pohjoisväylän kirjastojen näytöt ovat pystymallisia ja muut kirjastojen näytöt vaakamallisia.
Tiedottamisessa käytetään pääasiassa kirjaston verkkosivuja, Satakunta Events -tapahtumakalenteria, julisteita tai infonäyttökuvia. Luodessasi tapahtumasta Facebook-tapahtuman, lisääthän Porin kaupunginkirjaston rinnakkaisjärjestäjäksi.
Kirjasto julkaisee kevät- ja syyskaudelle painettua tapahtumaesitettä. Kirjaston kanssa yhteistyössä toteutettavat tapahtumat voidaan lisätä esitteeseen. Tällöin tapahtuman suunnittelu tulee aloittaa ajoissa ja markkinointimateriaalit toimittaa kirjastolle viimeistään 30.10. (kevätkauden esite) tai 31.5. (syyskauden esite).
Lähetä tiedostosi tai linkki tiedostoon sähköpostitse yhteyshenkilöllesi kirjastoon, otsikoi viestisi selkeästi. Esillä olevat mainokset valitaan mm. ajankohdan, aiheen ja sijainnin mukaan.
TEKIJÄNOIKEUDET JA LUVAT
Tekijänoikeudet
Tapahtumissa tulee huomioida tekijänoikeudet. Lisätietoja AV-materiaalien käyttöoikeuksista löydät Kopioston verkkosivuilta, luvasta kirjallisuuden käyttöön Sanaston verkkosivuilta, luvasta musiikin käyttöön Teoston verkkosivuilta ja valokuvien ja kuvataiteen teosten käyttöoikeuksista Kuvaston verkkosivuilta.
Myynti
Kirjailijoiden teosten kirjamyynti on sallittua tilaisuuden yhteydessä. Kirjasto ei osallistu myyntiin tai sen markkinointiin ja järjestämiseen.
HALUATKO TULLA KIRJASTOON ESITTELEMÄÄN OMAA KIRJAASI?
Kirjastojen tilat ovat maksutta varattavissa kirjallisuuden esittelyyn aukioloaikojen ja varaustilanteen mukaan. Pääkirjastossa käytettävissä ovat Seminaarihuone 1 ja Kokoustila varaustilanteen mukaan. Myös lähikirjastoissa voi tehdä kirjaesittelyitä.
Jos haluat esitellä kirjaasi, ota yhteyttä haluamaasi kirjastoon viimeistään kahta kuukautta ennen tilaisuutta. Tilaisuuden järjestelyt ja ajankohta sovitaan kirjaston kanssa.
Kirjaesittelytilaisuuden tiedotus
Tilaisuudesta tiedottaminen voidaan hoitaa yhteistyössä kirjaston kanssa. Tällöin kirjastolle tulee lähettää painokelpoinen eli tarpeeksi suuriresoluutioinen kuva kirjailijasta tai esiteltävästä teoksesta. Lisäksi tarvitaan teoksen nimi sekä lyhyt kuvaus kirjailijasta ja teoksesta (tai linkki lisätietoihin).
Kirjasto tiedottaa kirjaesittelytilaisuuksista seuraavasti:
- Satakunta Events -tapahtumakalenteriin, josta tieto menee myös verkkokirjaston tapahtumiin ja Satakunnan Kansan menopalstalle (lehti vastaa palstan toimituksesta).
- Facebook-tapahtuma
- Paperijulisteet Porin kaupunginkirjaston toimipisteisiin
- Inforuutumainokset riippuen esittelyn sijainnista
Kirjailijan vastuut
Kirjailija huolehtii tilaisuuden avauksesta, juonnosta tai mahdollisen haastattelun järjestämisestä itse. Kirjailija huolehtii, että tilan kalusteet ovat alkuperäisessä järjestyksessä tapahtuman loputtua. Kirjaesittelytilaisuuksissa noudatetaan kirjaston käyttösääntöjä.